Bij het beheren van de buitenruimte werken gemeenten dagelijks met verschillende databronnen, die informatie geven over de infra, verlichting of groenbeheer. Maar deze informatie wordt vaak door verschillende partijen op verschillende manieren opgeslagen en gedeeld. 

‘Dit zorgt voor versnippering, inefficiëntie en onduidelijkheid, wat gemeentelijke besluitvorming bemoeilijkt’, zegt de VNG. Dit leidt vervolgens tot inconsistenties, inefficiëntie en hogere kosten. 

Het standaardiseren van data levert verschillende voordelen op, blijkt uit het onderzoek. Denk hierbij aan het eenduidig registreren en bijhouden van de staat van de wegen of het onderhoud van groenvoorzieningen. 

Een groot voordeel is kostenbesparing, omdat het gemeentelijke fysieke beheer en onderhoud hierdoor efficiënter wordt ingericht, met name bij een snel groeiende werklast. Ook wordt er bespaart op de toenemende ICT- en informatiemanagementkosten.

Volgens de onderzoeksresultaten wegen de voordelen van gestandaardiseerde data al snel op tegen de investeringskosten. Het vergemakkelijkt zelfs toekomstige investeringen, laat een businesscase met de naam ‘Integraal assetmanagement en informatiseren openbare ruimte’ zien.

Als een middelgrote gemeente ervoor zou kiezen om tachtig procent van de verwachte voordelen pas na drie jaar in te laten gaan, laat de businesscase een terugverdientijd (cumulatief saldo) van circa zeven jaar zien, aldus de VNG. Vanaf dat moment nemen de voordelen (besparingen) snel toe.

Gemeenten kunnen zelf de voordelen van gestandaardiseerde data berekenen. Hiervoor is als onderdeel van de business case een rekenmodel ontwikkeld.

Hiermee kunnen beheerders en beleidsadviseurs niet alleen de kosten en baten in kaart te brengen, maar ook eenvoudig het omslagpunt bepalen waarop de investering rendabel wordt.

Samen met duurzamer budgetbeheer zorgt gestandaardiseerde data volgens de onderzoekers ook voor een betere samenwerking rondom het beheer van de openbare ruimte. ‘Gemeenten kunnen beter en effectiever beperkte budgetten aanwenden door integraal assetmanagement en integraal informatiseren.’

Eigenlijk profiteren alle partijen in de keten, denk aan gemeentelijke overheden en marktpartijen (zoals adviesbureaus en softwareleveranciers), van de geharmoniseerde werkwijzen en standaarden, klinkt de boodschap. 

‘Het stimuleert innovatie doordat nieuwe technologieën en methoden sneller kunnen worden geïmplementeerd. Hierdoor wordt de sector als geheel wendbaarder en is het beter voorbereid op toekomstige uitdagingen.’

Meerdere organisaties werken onder leiding van CROW samen aan het creëren van meer samenhang en het eenduidig vastleggen van deze data. Het doel is om te komen tot geharmoniseerde standaarden, zodat iedereen op dezelfde manier data opslaat en met dezelfde informatie kan werken. 

Het valt op dat steeds meer gemeenten en marktpartijen werken aan standaardisatie. Zo was vorig jaar op de Slimme Stad Parade in Utrecht te zien dat projecten nadrukkelijk databronnen gebruikten die in heel Nederland toepasbaar zijn. Ook digital twins worden steeds beter toegankelijk en eenvoudig inzetbaar voor andere partijen.