Dit is een ingezonden opiniestuk van Michel Buhrs, directeur Bureau Buhrs & Behaviour Club. Het is derde in een reeks, na ‘Waar zijn de gedragswetenschappers in participatietrajecten?’ en ‘Omgaan met weerstand bij participatie? Zet je gedragsbril op!

Iedereen die aan participatie meedoet wil een ‘eerlijk’ participatieproces, dat lijkt een inkoppertje, helemaal als er moeilijke beslissingen genomen moeten worden wil je zeker geen discussie over het proces. 

Maar wat is een ‘eerlijk’ participatieproces en hoe borg je dat? Eerdere delen van deze serie blogs hebben het belang van gedragspsychologische inzichten benadrukt om participatietrajecten te verbeteren en weerstand te minimaliseren. 

Nu, de focus op het proces, want zoals duidelijk zal worden in deze blog is het proces van besluitvorming cruciaal voor de acceptatie ervan.

Zo toont wetenschappelijk onderzoek aan dat mensen eerder geneigd zijn de uitkomsten van een proces te accepteren als ze dit proces als eerlijk ervaren, zelfs als het resultaat niet direct in hun voordeel is. Dit inzicht, bekend als procedural fairness, onderstreept het belang van transparantie en rechtvaardigheid in proces en besluitvorming. Dit maakt het participatieproces zelf een krachtig middel om acceptatie te verhogen. 

Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en dat het proces openstaat voor aanpassingen. En hoe richt je het participatieproces zo in dat mensen het als eerlijk ervaren? De volgende zes bouwstenen helpen je daarbij:

1. Transparantie is de basis

Voor een proces om eerlijk te zijn, moet elke stap, van de planning tot de uitvoering, transparant zijn. Dit betekent dat alle informatie rondom het participatieproces toegankelijk is voor iedereen, waardoor burgers goed geïnformeerd kunnen beginnen aan het proces en precies weten hoe hun inbreng wordt gebruikt. 

Communiceer transparant over het probleem: waar staan we in het proces? Welke keuzes moeten er gemaakt worden? En hoe worden de verschillende belangen gewogen? Een duidelijke uiteenzetting van de participatieruimte voorkomt misverstanden en bevordert een gevoel van eerlijkheid.

Echter, soms is er geen of weinig ruimte voor participatie. Wat kun je dan doen? Het antwoord ligt hier ook in het erkennen van deze beperkingen en eerlijk en transparant zijn. Door duidelijk te communiceren over de beperkingen in participatie en uit te leggen van het waarom (niet), bijvoorbeeld door wettelijke beperkingen of politieke wensen. Geef bij het (eind)besluit wel altijd nadrukkelijk alle voor- en nadelen die zijn afgewogen duidelijk weer.

2. Consistentie

Consistentie vereist dat elke stap in het participatieproces gelijk wordt ingezet voor alle deelnemers en bij elk project. Dit houdt in dat (participatie)regels en procedures duidelijk gedefinieerd zijn, vastgelegd in een beleid, methodiek of plan en consequent worden nageleefd, wat bijdraagt aan een gevoel van rechtvaardigheid en gelijkheid.

3. Onpartijdigheid

Objectiviteit van de begeleiders van het participatieproces is cruciaal. Dit betekent dat alle ideeën welkom zijn, input zonder vooroordeel wordt bekeken, zodat de beste ideeën naar boven komen, en er niet al in een richting wordt gestuurd.

4. Flexibiliteit

Een eerlijk proces biedt ruimte voor herziening. De inbreng van burgers en stakeholders moet daadwerkelijk tot aanpassingen kunnen leiden. Koppel terug hoe de inbreng een plek heeft gekregen in het beleidsproces en tot welke eventuele veranderingen dit heeft geleid.

5. Openheid 

Zet actief in op het betrekken van diverse (belangen)groepen zodat alle betrokkenen zich kunnen laten horen en er een eerlijke afweging gemaakt kan worden. Bedenk dus vooral in de omgevings- en stakeholdersanalyse goed wie er een uitnodiging zal waarderen om mee te doen.

6. Respect als hoeksteen van dialoog

Respectvolle behandeling van alle deelnemers zorgt voor een veilige en productieve omgeving waar iedereen zijn mening durft te geven.

Waarom is een rechtvaardig proces belangrijk?

Eerlijkheid in het proces verhoogt de bereidheid om (minder gewenste) uitkomsten te accepteren. Een eerlijk proces versterkt de waargenomen legitimiteit van zowel het proces als de beleids- en besluitvormers, wat leidt tot natuurlijke acceptatie, zelfs bij tegenvallende beslissingen. Bovendien wordt je organisatie als legitiemer ervaren, wat een bijkomend voordeel is.

Als je dit nu allemaal gelezen hebt, heb je één of meermalen gedacht ‘dat is raar’? Nee hé. Het lijkt allemaal logisch. Toch lijkt het in praktijk allemaal lastig om het zo te organiseren. Er is heel vlaak kritiek op het proces. Lang niet altijd terecht. Sommige mensen zullen altijd of alle mogelijke manieren hun gelijk willen halen. 

Maar toch… Nemen we soms te weinig tijd en moeite om het allemaal goed te organiseren? Of laten we ons oor te veel hangen naar onze opdrachtgever die een duidelijk beeld heeft van het eindresultaat, en die het op deze manier niet voor elkaar krijgt.

Participatie als kans voor acceptatie bij lastige besluiten

Dus in zijn algemeenheid, maar zeker bij uitdagende projecten: zie participatie niet als een obstakel, maar als een kans om meer acceptatie te krijgen. Het biedt – als je het goed doet- de unieke mogelijkheid om door middel van een zorgvuldig en transparant ingericht proces, het draagvlak voor onpopulaire besluiten te vergroten. 

Dit vereist een heldere en analytische blik op hoe je het participatieproces zo kunt vormgeven dat het als eerlijk wordt ervaren. Door de hierboven genoemde 7 bouwstenen toe te passen ben je al een eind op weg!