De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) opende een pagina met veelgestelde vragen die gemeenten hebben over de pandemie. In de bijbehorende top vijf van vragen, opmerkelijk genoeg ook de vraag of gemeenten werktijdverkorting aan kunnen vragen. Het antwoord luidt logischerwijs: “Nee, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid stelt dat gemeenten buiten de regeling Werktijdverkorting vallen. De reden hiervoor is dat het UWV op overheidswerkgevers die eigenrisicodrager zijn voor de WW, de uitkering moet verhalen, waardoor de uitkering niets toevoegt.”

Moeten raadsvergaderingen doorgaan?

Andere vragen die gemeenten hebben, gaan over het democratische proces. Moeten vergaderingen van colleges van burgemeester en wethouder en de gemeenteraad doorgaan? Gemeenten en provincies zijn hier zelf verantwoordelijk voor, maar het ministerie van Binnenlandse Zaken raadt ze sterk aan zo min mogelijk te vergaderen zolang Nederland blijft kampen met het coronavirus. Debatten zonder belangrijke besluiten kunnen digitaal worden gehouden. Als er wel een besluit wordt genomen, moet de raad fysiek bijeenkomen. In dat geval moet meer dan de helft van de raad aanwezig zijn. Binnenlandse Zaken raadt aan deze bijeenkomsten zo kort mogelijk te houden.

Van de 45 medewerkers van afdeling communicatie zijn er 4 op kantoor. 'Die moeten er echt zijn'

Hoewel het toelaten van publiek tijdens de coronacrisis "niet verantwoord" is, moeten vergaderingen openbaar zijn. Daarom moeten vergaderingen waarbij de publieke tribune leeg blijft online of via de televisie worden uitgezonden. Het ministerie heeft ook een opmerkelijke oproep voor burgemeesters en hun plaatsvervangers. Zij moeten "in ruime zin fysieke afstand van elkaar houden" en bijvoorbeeld niet bij dezelfde debatten aanwezig zijn, om te voorkomen dat ze allebei besmet raken met het nieuwe coronavirus. Dat zou niet goed zijn voor de "continuïteit van het gemeentebestuur".

Tilburg, Delfzijl en Enschede

Irma Galama is bestuurswoordvoerder bij de gemeente Tilburg. Daar werd op 28 februari melding gemaakt van de eerste coronapatiënt. De gemeente houdt natuurlijk vast aan de landelijke richtlijnen. Galama: 'Thuisblijven als je hoest en klachten hebt. Medewerkers werken zo veel mogelijk thuis, maar voor kritische processen als paspoorten verstrekken is dat niet mogelijk. Ik zit zelf op de afdeling communicatie die normaal gesproken vijfenveertig medewerkers sterk is. Nu zitten er vier mensen, waaronder ik. Die moeten er echt zijn. We zitten gescheiden op werkeilanden om afstand te houden.' Overleggen worden al Skypend, append of Facetimend doorgebracht. 'Wat dat betreft komt er een hoop creativiteit los.'

Zijn er kritische deadlines?

Tilburg is nog aan het puzzelen over of gemeenteraadsvergaderingen door kunnen gaan. 'Wellicht kan dat digitaal met een livestream voor het publiek. Dat moeten we uitdokteren. Vraag is vooral of er voor onderwerpen voor de besluitvorming kritische deadlines zijn, waardoor we wel op een of andere manier bij elkaar moeten komen. Bijvoorbeeld omdat je als gemeente een subsidieaanvraag moet doen of dat een wettelijke termijn verloopt.' Collegevergaderingen gaan gewoon door. 'Deels via Skype, deels fusiek met de nodige afstand tussen elkaar. Maar over het algemeen vinden er sowieso nog maar weinig vergaderingen in het gemeentehuis plaats.'

Interpreteren op twee sporen

Appingedam fuseert in 2021 met Delfzijl en Loppersum tot Eemsdelta. 'Maar we zijn nu al bezig gezamenlijk op te trekken', zegt woordvoerder Jacqueline Nauta. 'Tijdens deze coronacrisis is het telkens interpreteren op twee sporen: intern en extern.' Haar gemeenten hebben op hun websites duidelijk vermeld richting inwoners wat er nog wel en niet aan dienstverlening wordt geboden. Tot 6 april is het bijvoorbeeld niet mogelijk om het gemeentehuis in te lopen. 'We merken ook dat mensen ineens veel vaker naar het afvalstation gingen. Logisch, want mensen gingen opruimen. Daar hebben we gevraagd of ze alleen wilden komen als het noodzakelijk is.' Stadskantoor en stadhuis zijn wel gewoon open, maar alleen voor het noodzakelijke. 'Dat is ook gewoon onze wettelijke plicht. Vergunningen, paspoorten en rijbewijzen moeten verstrekt blijven worden.' 

'We letten op elkaar'

Het merendeel van de medewerkers van de drie gemeenten werkt thuis. 'Alleen daar waar we dienstverlening in de benen moeten houden, tref je collega’s. Collega’s die thuiswerken vragen we goed telefonisch bereikbaar te zijn. Geef aan waar je bent. En we doen heel veel conference calls. Dat is even wennen, maar eigenlijk gaat dat best goed. Af en toe hoor je een kind op de achtergrond. Dat is niet erg. Dat hoort er nu even bij.' Raadsvergaderingen in maart gaan niet door, onderwerpen op de agenda zijn doorgeschoven. Appingedam, Delfzijl en Loppersum maken deel uit van de veiligheidsregio Groningen. 'Daar is continu contact mee. In managementteams bespreken we nu de stand van zaken en houden we de vinger aan de pols.' Er heerst volgens Nauta een groot gevoel van saamhorigheid binnen de gemeenten. 'We letten op elkaar er heerst een gevoel van ‘we komen dit door’. Met elkaar en voor de inwoners.'    

Druk met aanpassen werkwijze

Jan Arie Bijl is hoofd communicatie bij de gemeente Enschede. ''Wij zijn druk met het aanpassen van onze werkwijze. Daar zijn we een behoorlijk eind mee en op zich gaat het goed. Maar het is wennen. Iedereen werkt thuis en vergadert digitaal. Je ziet dat er dan her en der kinderziektes optreden.' Stadhuis en stadskantoor zijn open, maar Enschede roept inwoners op om alleen te komen als het echt noodzakelijk is. 'Daarbij proberen we in publieksruimte zo veel mogelijk fysiek contact te voorkomen.' Het eerste idee van Enschede was om raadsvergaderingen door te laten gaan zonder publiek. 'Maar inmiddels zijn we dat aan het heroverwegen. We kijken daarbij naar de onderwerpen. Gaat er iets mis als we de raadsvergaderingen drie weken niet laten doorgaan? Het college van B en W vergadert wel voor het hoogst noodzakelijke, maar dan wel met anderhalve meter afstand tot elkaar.'

Besluitvorming neemt pas op de plaats

Al met al betekent dat dat besluitvorming een pas op de plaats neemt. Bijl: 'Ik ben zelf betrokken bij onze citymarketing. We hadden daarvoor een stedelijke commissie gepland, ook om inwoners te betrekken bij de plannen. Dat kan helaas niet doorgaan.' Bijl maakt ook melding van een crisisteam dat elke dag vergadert. 'Dat om problemen in de bedrijfsvoering te bespreken. Dat team faciliteert de organisatie bij zaken die moeilijk gaan. Dat werkt goed.' Daarnaast is een kernteam dat eventuele maatschappelijke onrust bespreekt. 'Maar daar is tot nu toe geen sprake van. Wel krijgen we veel vragen van horeca, maatschappelijke organisaties en vanuit evenementen. Die proberen ze goed mogelijk te beantwoorden.'

Gemeenteraadsdebatten en vergaderingen van de Provinciale Staten moeten voorlopig alleen worden gehouden als deze "strikt noodzakelijk" zijn. Gemeenten en provincies zijn hier zelf verantwoordelijk voor, maar het ministerie van Binnenlandse Zaken raadt ze sterk aan zo min mogelijk te vergaderen zolang Nederland blijft kampen met het coronavirus.

Hoewel het toelaten van publiek tijdens de coronacrisis "niet verantwoord" is, moeten vergaderingen openbaar zijn

Debatten zonder belangrijke besluiten kunnen digitaal worden gehouden. Als er wel een besluit wordt genomen, moet de raad fysiek bijeenkomen. In dat geval moet meer dan de helft van de raad aanwezig zijn. Binnenlandse Zaken raadt aan deze bijeenkomsten zo kort mogelijk te houden.

Hoewel het toelaten van publiek tijdens de coronacrisis "niet verantwoord" is, moeten vergaderingen openbaar zijn. Daarom moeten vergaderingen waarbij de publieke tribune leeg blijft online of via de televisie worden uitgezonden.

Het ministerie heeft ook een opmerkelijke oproep voor burgemeesters en hun plaatsvervangers. Zij moeten 'in ruime zin fysieke afstand van elkaar houden' en bijvoorbeeld niet bij dezelfde debatten aanwezig zijn, om te voorkomen dat ze allebei besmet raken met het nieuwe coronavirus. Dat zou niet goed zijn voor de "continuïteit van het gemeentebestuur".

Ook interessant: gemeenten 'gewoon open', maar alleen voor het noodzakelijke