'Partnerselectie voorkomt verspilde energie bij aanbesteding'

Door Ronald Bruins. Dit artikel verscheen eerder in vakblad ROm. ROm is gratis voor ambtenaren ruimte, infrastructuur en milieu bij de rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen. Word nu abonnee.

Partnerselectie is in Nederland een vrij nieuw fenomeen. Bij partnerselectie formuleert de opdrachtgever als ware het een sollicitatie de competenties waaraan een inschrijvende partij moet voldoen, om vervolgens voor diegenen te kiezen die het beste daarop aansluiten bij het verdere uitwerken van het plan. De methode staat daarmee haaks op de traditionele tender, waarbij het reeds bij de selectieprocedure ingeleverde plan centraal staat. ‘Partnerselectie vergt een andere manier van denken en versnelt de doorlooptijd,’ zegt Maarten Kievits van Fakton.

Het adviesbureau organiseerde de bijeenkomst met de 25 experts met uiteenlopende achtergronden. In het WTC Rotterdam kwamen zij bijeen voor een rondtafelgesprek over het instrument. Kievits schetst de achtergrond. ‘Het denken hierover is ontstaan als reactie op tenders waarbij veel gevraagd wordt van marktpartijen, terwijl het al zo druk is in de markt. Hoe voorkom je dat bijvoorbeeld drie mooie plannen in de prullenbak verdwijnen, terwijl er vanuit publieke en private partijen veel energie en kosten in zijn gaan zitten.’

Capaciteitsgebrek

Bij de uitvraag zou het meer moeten gaan om de visie op het plan van aanpak, de teamsamenstelling en commitment. ‘Als het goed is ontstaat daardoor het vertrouwen om vervolgens te kunnen loslaten,’ zegt Kievits. Fakton stelde een manifest op waar de deelnemers hun reactie op konden geven. Het manifest is geen doel op zich, maar een middel om het belang van het instrument te onderstrepen en de bekendheid ervan te vergroten,’ laat gespreksleider en Fakton-partner Aeisso Boelman weten. ‘Partnerselectie past vooral wanneer je voor een langdurig proces staat en nog niet helemaal weet waar je naartoe wilt. Dan kun je op basis van vertrouwen het traject ingaan, maar dan moet je wel een goede exitregeling afspreken. Je moet tijdens de rit kunnen zeggen wanneer het niet meer werkt met elkaar.’

Een van de deelnemers bevestigt de urgentie: ‘Ik denk dat we op een gegeven moment gezien de capaciteit wel gedwongen over moeten gaan op partnerselectie. Ingenieurs- en tekenbureaus zitten overvol. Daarnaast staan we voor grote opgaven. Denk aan binnenstedelijk bouwen, duurzaamheidseisen en de daaraan gekoppelde energietransitie. We moeten de capaciteit wel zorgvuldig en doelmatig gaan inzetten.’

Vanuit de hoek van de architecten komt een opmerkelijke constatering. ‘Vaak worden de eisen in tenders zo strak neergezet dat de uitkomsten van de bureaus dicht bij elkaar liggen. Wij hebben behoefte aan kaders over wat we wel en niet moeten leveren.’ Een opdrachtgever wijst echter op de waarde van de traditionele planselectie. ‘Je isoleert de denkkracht en in heel korte tijd heb je echt een plan. Dat is ook wat waard, waarbij het inderdaad wel zonde is dat drie à vier plannen de prullenbak ingaan.’

Toeweiding

Nadeel van de traditionele planselectie is volgens een van de deelnemers dat er nooit exact uitkomt wat is er in de planfase is ingeleverd. ‘Omdat trajecten langdurig zijn – vijftien jaar is niets bij gebiedsontwikkeling – kom je nooit precies uit waar je met je plan op hebt ingezet. Daarentegen, als je een partner hebt die je vertrouwt, kun je elkaar wel aanspreken. Samen til je dan gaandeweg een plan naar een hoger niveau. Dat partnerschap wil ik zien. Dan ben je samen toegeweid bezig met gebiedsontwikkeling’.

Het instrument kan overheden helpen, constateerde een vertegenwoordiger van een grote Nederlandse gemeente. ‘Je kunt beter uitleggen aan de politiek waarom je met een bepaalde marktpartij samenwerkt.’ Maar daar wringt ook de schoen. Want de politiek heeft vaak liever een uitgewerkt plan met tekeningen en het gevoel dat ze aan alle marktpartijen recht heeft gedaan, dan de onzekerheid van partnerselectie. ‘Tenders zullen we daarom nog jaren gebruiken’, was een realistisch geluid aan tafel. Een vertegenwoordiger van een ontwerpbureau vindt het juist een voordeel dat ‘… we als ontwerpbureau door sommige tenders opgetild worden en vanwege de uitdaging boven onszelf uitstijgen. Ik ben wel voor een dialoogfase voor de daadwerkelijke uitvraag. Zodat je gevoel krijgt voor wat je nu wel en niet moet doen.’

'I love partnerselectie'

Hoe krijg je het beste, in plaats van het gevraagde resultaat, vroeg een deelnemer zich af. En zij gaf zelf het antwoord. ‘Dat moet je samendoen. Dat vraagt van gemeenten dat ze ruimte geven aan marktpartijen. Dus niet oplossingen, maar ambities en doelstellingen voorschrijven.’ Ze vatte het gevoel van de deelnemers mooi samen. ‘Je moet onderscheid maken in de opgave die voorligt en of partnerselectie daarbij past.’

Partnerselectie kan dus een van de instrumenten in de gereedschapskist van tenders en aanbestedingen zijn. Niet in alle situaties heiligmakend, maar zeer zeker waard om te proberen bij gebiedsontwikkelingen die zich hiervoor lenen. Het succes van het instrument wordt onder andere bepaald door goede afspraken, onder meer over een exitregeling, een transparant proces, consistentie in de bemensing en een open dialoog tussen partijen, luidt de afsluitende conclusie van het rondetafelgesprek.

Fakton gaat het instrument verder inhoud geven, geeft Aeisso Boelman aan. ‘De PROVADA (vastgoedbeurs, red.) is een mooi moment om het gesprek voort te zetten. Dan willen we uitgewerkt hebben hoe je het vertrouwen dat bij partnerselectie hoort, kunt faciliteren en organiseren. Zodanig dat er een stevig proces staat.’ Ook de nieuwe Reiswijzer Gebiedsontwikkeling bevat handvatten voor de vormgeving en uitvoering van partnerselecties.

Aan het eind van de bijeenkomst kregen de deelnemers stickers uitgereikt voor op de revers met daarop een hartje en ‘I love partnerselectie.’ Een van de deelnemers krijgt de lachers op zijn hand: ‘Mijn vrouw ziet me thuis al aankomen met die sticker.’